公司采购合同管理制度

1.目的

为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。3.管理规定 3.1 采购合同的编写

3.1.1 公司采购部是采购合同的管理部门，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

3.1.2 公司一次性采购物品金额高于××元，必须签订采购合同；外地采购必须签订合同。

3.1.3 采购合同的编写程序。

（1）选择供应商。必须是公司认可的合格供应商。 （2）进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

（3）拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理/分管副总审批。

（4）拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

3.1.4 正式的采购合同必须包括以下内容： （1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。 （2）采购物品的单价、总价。 （3）采购物品的数量与规格型号。 （4）采购物品的品质和技术要求。

（5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。 （6）采购物品的验收标准和方式。 （7）付款方式和期限。

（8）售后服务和其他优惠条件。 （9）违约责任和解决争议的方法。

3.1.5 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

3.2 采购合同的签订

3.2.1 供应商与公司签订采购合同必须具有法人资格，并以其个人名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。

3.2.2 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同均视为无效合同。

3.2.3 对于金额在××万元以下的采购合同，可以采用电子版的方式进行签订，即公司将合同拟定好后发送给供应商，供应商进行盖章签字后以作回复，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

3.2.4 签订后的合同由财务部保管。 3.3 采购合同的执行与控制

3.3.1 合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时地向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。

3.3.2 采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应立即知会供应商进行处理。

3.3.3 采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好合同的原始凭证。

3.3.4 对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，可要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时地运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少该供应商的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

3.3.5 在合同的执行过程中采购部应处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，以便于在生产

旺季加大物料采购时能够及时地供应，在生产淡季时能够缩减物料采购的数量。

3.3.6 采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

3.4 采购合同的修改与终止

3.4.1 在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料数量的协议，作为采购合同的附件执行。

3.4.2 在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货），采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的协议，作为采购合同的附件执行。

3.4.3 在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订延期交货协议，作为采购合同的附件执行。

3.4.4 有下列情形之一者，视为合同终止

（1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

（2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

（3）出现违背合同条款的状况。

（4）逾期没有履行合同约定的。

（5）发生符合合同条款中合约解除的事项。 3.5 合同纠纷的处理与合同管理

3.5.1 当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法：

（1）与供应商协商解决 （2）请第三方协调解决。 （3）由仲裁机构进行仲裁。 （4）通过法律途径解决。

3.5.2采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理规定，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理：

（1）泄露合同内容。 （2）私自更改合同内容。 （3）丢失合同。

（4）在合同签订和资料保管中损害公司利益。 3.5.3 参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。