项目用户需求分析报告

用户需求分析报告

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文件标识： iABCD-ECM-05-07 当前版本： 作 者： 完成日期： 2015-05-07

版 本 历 史

版本/状态 作者 参与者 起止日期 备注

目录

1. 合同管理项目现状调研和需求分析的目标 ..................... 错误!未定义书签。 调研现状 .................................................... 错误!未定义书签。 需求分析的目标 .............................................. 错误!未定义书签。 2. 现状调研和需求分析的范围和方法 ........................... 错误!未定义书签。 现状调研的范围 .............................................. 错误!未定义书签。 现状调研的方法 .............................................. 错误!未定义书签。 3. 需求分析点-组织机构 ...................................... 错误!未定义书签。 企业组织机构及角色 .......................................... 错误!未定义书签。

ABCD组织机构图 ........................................... 错误!未定义书签。 总部机构图 ............................................... 错误!未定义书签。 独立事业部机构图 .......................................... 错误!未定义书签。 分子公司机构图 ............................................ 错误!未定义书签。

合同业务部门 ................................................ 错误!未定义书签。 合同审核岗位 ................................................ 错误!未定义书签。 合同用户角色及权限 .......................................... 错误!未定义书签。

角色及权限分析 ............................................ 错误!未定义书签。 功能说明 .................................................. 错误!未定义书签。

4. 需求分析点-合同业务 ...................................... 错误!未定义书签。 现有合同类别 ................................................ 错误!未定义书签。 现有合同模板 ................................................ 错误!未定义书签。

合同模版 .................................................. 错误!未定义书签。 合同模板分析 .............................................. 错误!未定义书签。 条款及款项 ................................................ 错误!未定义书签。 条款及款项分析 ............................................ 错误!未定义书签。

现有合同内部管理规定 ........................................ 错误!未定义书签。 5. 需求分析点-合同业务流程 .................................. 错误!未定义书签。 合同业务相关流程 ............................................ 错误!未定义书签。

国内销售物流管理流程 ...................................... 错误!未定义书签。 国内采购流程 .............................................. 错误!未定义书签。 国外销售流程 .............................................. 错误!未定义书签。 国外采购流程 .............................................. 错误!未定义书签。 重大合同论证流程 .......................................... 错误!未定义书签。 重大合同审核流程 .......................................... 错误!未定义书签。 整套合同文件审核及交接流程 ................................ 错误!未定义书签。

合同管理流程分析 ............................................ 错误!未定义书签。

合同创建 .................................................. 错误!未定义书签。 合同协商 .................................................. 错误!未定义书签。 合同审批 .................................................. 错误!未定义书签。 合同执行 .................................................. 错误!未定义书签。 合同变更 .................................................. 错误!未定义书签。 合同关结 .................................................. 错误!未定义书签。 合同续签 .................................................. 错误!未定义书签。 其它 ...................................................... 错误!未定义书签。

6. 需求分析点-主数据维护 .................................... 错误!未定义书签。

供应商信息 ................................................. 错误!未定义书签。 产品信息 ................................................... 错误!未定义书签。

7. 系统集成需求 ............................................. 错误!未定义书签。

本文档中用到的简称对照表

全称 有限公司 XXXX 简称 Emptoris Contract Management（合同管理软件） ECM

1. 合同管理项目现状调研和需求分析的目标

调研现状

随着业务国际化、信息化的发展，XXXX在传统国际贸易模式中融入电子商务元素，于2011年推出全新的，面向全球的电子商务平台易单网，后台支撑易单网的为ERP系统。但是随着公司业务量的扩大，XXXX在2014年下半年，企业管理部调研公司3649个销售、3806个采购的合同评审、付款审批流程、权限，通过数据分析发现公司合同管理权限职责分工不合理、部分环节执行效率低下，缺乏全生命周期端到端的合同管理流程，部分环节存在失控、执行不到位的问题。

而且当前XXXX国际贸易有限公司的合同都是线下审核， 虽然有流程规定说明审核步骤及审核条款的说明，但审核人不能第一时间摘取出自己职责范围内的条款，且选择审核内容时可能会有疏漏， 在会审的业务上， 或者出现层层重复审核的情况， 或者出现大家都认为对方审核过而实际上无人审核的情况。加之合同签订后在落实执行上也需要通过信息化提升管理效率，避免人为失误的控制漏洞。

需求分析的目标

需求分析的目标是为了通过对合同管理软件系统及ERP系统改造优化，通过合同的结构化管理、标准化管理，订单的系统排程、进度提醒和控制，实现合同的在线制作、变更、审批与在线控制，固化合同管理全流程，最终达到系统防控合同管理风险的目的。

合同管理软件项目要实现的目标为：

1、降低风险：

通过合同标准化，条款款项结构化管理，实现合同文本的规范，降低制作、审核过程中的差错和遗漏；

通过合同的在线管理，有效保存合同执行过程中的历史痕迹记录， 避免有人随意变更条款但却没有说明， 审核人没有审核变更条款的情况；避免审核版本混乱不清的情况；合同审批通过之后才能出现打印按钮， 避免线上线下内容不一致；

通过系统对合同的分类分级、风险点的组合判断， 触发不同审批流， 降低合同管理风险；

通过合同管理， 有效的实现风险预警管理， 包括：应收账款逾期、逾期收货、增值税票未收等， 从而实现从事后的坏账预警跟踪处理到事前的有效防范及事中的有效控制。

2、提高效率：

（1）通过合同标准化，条款款项结构化管理，审核内容按岗位进行区分， 大大降低审核时间， 提高审核效率； 审批权限合理下放， 减少领导层审批瓶颈。

（2）审批及审核合并；减少审批、审核中的重复环节；

（3）合并重大业务论证、审核到合同管理平台中，实现重大业务管理的在线化； （4）通过合同在线对比功能，审批人可将变更的条款及原条款做出清晰的比对； （5）通过系统自带的报表功能，可快速配置内部所需报表。

2. 现状调研和需求分析的范围和方法

现状调研的范围

合同管理项目调研的范围包括企业组织机构，合同涉及的业务部门，及合同用户角色及职责，权限管理；合同类别，合同模板及合同的内部管理规定；合同全生命周期（合同起草，合同协商，合同审批，合同签订，合同变更，合同终止，合同续签，其他）的合同业务流程及功能描述；主数据（供应商，物料，合同模板，合同条款等）维护流程和功能需求；ERP系统与ECM系统关系及集成需求。表格总结如下：

调研项 企业组织机构，合同业务部门，合同用户角色及职责，合同用户权限 合同类别，合同模板，合同内部管理规定 合同全生命周期的业务流程及功能描述 主数据维护流程和功能需求 ERP系统与ECM系统关系及集成需求

需求调研涉及到的部门为信息技术部，各个事业部，市场部，风控部，企管部，供应链部，法务部，物流部，财务部，人力资源部等各大部门。

3项 7项 4项 1项 4项 备注 现状调研的方法

现状调研的工作方法主要依据IBM提供的合同管理项目需求调研模板，采用问卷调查法进行。问卷调查是一种结构化的调查，其调查问题的表达形式、提问的顺序、答案

的方式与方法都是固定的，是一种文字交流方式，且问卷调查的结果便于统计处理与分析。但是也存在一些潜在的问题，如问卷调查经常由客户自己填写问卷，所以调查结果的质量会有一些得不到保障。此次的问卷调查我们滚动式的进行，将信息点分开收集，信息收集上来以后经过多次整理并发给客户确认，最后输出XXXX合同管理调研信息整理文档。XXXX合同管理项目需求调研分析过程如下：

3. 需求分析点-组织机构

企业组织机构及角色

ABCD组织机构图

【点击拖动可看大图】

总部机构图

【点击拖动可看大图】

独立事业部机构图

【点击拖动可看大图】

分子公司机构图

【点击拖动可看大图】

合同业务部门

合同管理相关的业务部门及岗位信息如下表：

合同相关业务部分支机构 部门 门 副总经理 客户经理 销售经理 塑料事业部 塑料事业部 销售助理 业务部门经理 事业部总经理助理 销售经理 装饰材料事业部 瓷砖部 业务项目经理 销售经理 装饰材料事业部 灯具项目组 业务部门经理 一分公司 销售经理 销售助理 装饰材料事业部 吊顶及隔墙部 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 装饰材料事业部 人造板材部 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 装饰材料事业部 五金制品部 销售助理 销售助理（专） 相关岗位 业务部门经理 事业部总经理 装饰材料事业部 装饰材料事业部 事业部总经理助理 二分公司 副总经理 事业部总经理 事业部总经理助理 销售经理 燃料分公司 独立事业部 燃料分公司 业务部门副经理 业务部门经理 业务项目经理 燃料分公司 业务总监 客户经理 事业部总经理 事业部总经理助理 独立事业部 冶金煤分公司 冶金煤分公司 销售经理 销售助理 业务部门经理 业务总监 采购经理 销售经理 一分公司 钢材事业部 钢管部 销售助理 销售助理（专） 销售助理 业务部门经理 业务项目经理 采购经理 采购助理 销售经理 钢材事业部 卷板部 销售助理 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 采购经理 销售经理 销售助理 钢材事业部 型钢部 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 事业部总经理 钢材事业部 钢材事业部 事业部总经理助理 采购经理 销售经理 建材事业二部 二分公司 业务项目经理 销售经理 建材事业二部 家居产品部 业务项目经理 防水材料部 业务部门经理 销售经理 销售助理 建材事业二部 金属工程部 业务部门经理 业务项目经理 采购经理 销售经理 建材事业二部 再生材料部 业务部门经理 业务项目经理 二分公司 建材事业二部 建材事业二部 业务部门经理 销售经理 建材事业四部 电线电缆项目组 业务部门经理 销售经理 建材事业四部 复合材料部 业务部门经理 业务项目经理 独立事业部 销售经理 建材事业四部 冶炼材料项目组 销售助理 业务项目经理 事业部总经理 建材事业四部 建材事业四部 事业部总经理助理 采购经理 建材事业一部 一分公司 销售经理 建材事业一部 节能产品部 销售助理 采购部 采购助理 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 销售助理 建材事业一部 铝箔部 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 销售助理 建材事业一部 铝材部 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 建材事业一部 数码产品项目组 业务部门经理 事业部总经理 建材事业一部 建材事业一部 事业部总经理助理 技术工程师 销售经理 建筑机械事业部 四分公司 业务部门经理 业务项目经理 建筑机械事业部 模板工程部 技术工程师 工程机械部 销售助理 销售经理 销售助理 业务项目经理 技术工程师 销售经理 建筑机械事业部 重型装备部 销售助理（专） 业务部门经理 业务项目经理 采购经理 建筑机械事业部 建筑机械事业部 事业部总经理 事业部总经理助理 销售经理 销售助理 水务工程事业部 球墨铸件二部 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 二分公司 销售助理 水务工程事业部 球墨铸件一部 业务部门经理 业务项目经理 事业部总经理 水务工程事业部 水务工程事业部 事业部总经理助理 销售经理 独立事业部 新业务开发事业部 PE塑料制品部 销售助理 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 新业务开发事业部 玻纤产品部 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 新业务开发事业部 第五业务部 业务部门经理 采购助理 销售经理 新业务开发事业部 高温工程部 销售助理 业务部门经理 业务项目经理 销售经理 新业务开发事业部 胶粘带部 业务部门经理 业务项目经理 销售助理 新业务开发事业部 新产品部 业务项目经理

合同审核岗位

根据合同管理审核要素表,按照其中岗位的最大子集整理的审核岗位信息如下:

序号 1 部门 审核岗位 总经理 备注 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 风险控制部 风险控制部 风险控制部 风险控制部 风险控制部 法务部 法务部 物流部 物流部 物流部 物流部 单证部 单证部 供应链管理部 供应链管理部 供应链管理部 市场部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 财务部 风控总监 风险控制部经理 进口风险控制科长 合同审核主管 信保主管 法务部经理 法务主管 物流部经理 货权控制科科长 仓储监管科科长 商务科长 单证部经理 单证主管 供应链管理总监 供应链管理部经理 质量主管 市场部经理 财务总监 财务部经理 资金科科长 资金主管 付款主管 授信主管 25 26 27 28 29

财务部 财务部 会计核算部经理 会计核算主管 业务副总经理 事业部总经理 业务部门经理 合同用户角色及权限

调研示例表格如下： 权限 合同创建 合同编辑 合同审批

角色（合同创建者） 合同审阅 合同审批 角色及权限分析

在合同管理软件中，权限设计对系统的运行与操作非常重要，是系统成功运行非常重要的组成部分，每个用户在系统中都拥有一定的操作权限完成相应的系统操作，“权限”既包括应该具有的权利，也包括应该受到的限制两个部分。要通过权限设计保证用

户能够进行正常的业务操作，也要限制用户在系统中的操作本不属于他的业务。要通过权限设置限制机密信息被不相关的人查看。权限分配的结果是用户所得到的权限应该正好够用，既不多也不少。

配置合同管理软件时，会依据实际业务岗位创建对应的用户组，然后为用户组赋予合适的权限，并将用户和用户组或角色关联。

功能说明

按照XXXX合同管理软件需求说明书中小节的说明，参考如下： 1、支持树型多级结构。

2、支持分子公司管理，支持集团式组织结构管理。

说明：XXXX与分子公司分别使用独立的ERP业务系统，属于集团组织管理架构。 3、在ERP中维护组织架构，包括增删改停启用等操作，都能同步到合同管理软件中。单向维护，ERP—》合同。

4、支持组织机构、人员的调整，如合并、撤销（离职）、变更、调动等，对客商、合同等相关权限进行同步调整。 5、支持持单点登录功能。

4. 需求分析点-合同业务

现有合同类别

根据5月5日XXXX初步反馈，合同类别划分如下：

合同分类 合同类型 公司主体 部门 事业部 其他属性 合同 采购 国内 国贸总部 物流部 其他部门 产品一部 产品二部 无锡 产品三部 … 产品一部 产品二部 德国 国外 产品三部 … 阿联酋 事业部 国贸总部 物流部 其他部门 国内 产品一部 产品二部 无锡 产品三部 销售 … 产品一部 产品二部 德国 国外 产品三部 … 阿联酋 现有合同模板

合同模版

序号 1 名称 国内采购合同 模版文件 国内采购合同.docx备注 Aris系统下载 2 3 国外采购合同 国内销售合同 国内销售合同.doc 4 国外销售合同 销售确认书.xls 5 职能合同

合同模板分析

合同模板可以用来创建合同实例。合同模板的正文可以由多个条款模板组成。合同模板可以带入一个合同所需的大部分信息，包括合同正文的初稿、合同中包含的关键变量、合同的审批流程等...合同模板设计的优劣，将直接影响合同管理模块实际应用的效果和效率。

合同模板的设计目标：

1. 能准确有效提取定义好的条款库内容，并保持不同模板建立时定义的排版格式； 2. 根据合同模板管理要求，灵活但严格设置权限管理，保证模板的规范性及统一性； 3. 抽取通用信息，加入合同模板，方便每个合同的编辑处理工作。

合同模板的设计原则：

统一合同格式，简化合同编辑。

目前只有国内销售和国内采购示例合同，没有按照业务部门划分的合同示例，或者没有客户已经归类好的合同模板。

条款及款项

合同条款 序号 1 2 3

合同款项 序号 1 2 3 4 款项类别 付款条件 品质条件 物流条件 …… 变量/要素 金额、时间 备注 名称 通用条款 协议条款 特殊条款 条款内容 备注 条款及款项分析

合同条款是组成合同正文的基本元素。通过对合同现有模板的分析整理，形成可应用于各类合同模板的合同条款，将有助于提高未来合同管理业务的效率。

合同条款的设计目标：

1. 某些针对特定内容（例如法务）的条款具有很高的通用性，并且需要在合同制作/协商过程中保持标准性。此类条款通常会由固定的负责人维护。如果引用这些条款的合同在制作/协商过程中对条款进行了修改，则需要由对应的条款负责人进行审批。

2. 根据以往的系统使用和项目实施经验，一个合同中含有过多的条款容易导致一些不好的结果：a、条款维护过程比较复杂，b、合同编辑比较麻烦，c、容易产生合同正文格式错误。所以尽量简化合同的条款组成。根据现有的合同模板进行对应的合同条款，这个合同条款包含合同正文的主要内容。这样一个合同一般包括3到4个条款。

3. 对于用合同正文中用表格表示的信息尽量采用行条款。因为行条款能够定义所用信息的数据类型，能获得更好管理的控制性、并便于程序自动处理。

4. 通过对已有合同模板中款项及关键信息的筛选，建立通用的款项，为后续系统设计、报表开发及合同执行管理等做好准备。

合同条款的设计原则：

1. 确保实现特定条款由特定负责人维护，条款在具体合同中被改动后要由对应的负责人审批。

2. 简化合同的组成结构。

需要根据收集上来的合同范本来分析合同条款。

现有合同内部管理规定

序号 1 阶段 合同签订 说明 论证审核 重大合同审核规定.doc管理规定 备注 Aris下载 2 合同执行 风险控制（物流和财务等要素） 合同执行手册相关出口业务合同执行出口货物保险相关规定.doc操作规定.doc知识.docAris下载 3 合同归档 归档分析 合同档案管理规定.docAris下载

5. 需求分析点-合同业务流程

合同业务相关流程

国内销售物流管理流程

启动整套合同审核及交接流程出入库管理流程Y库存产品N物流记录客户经理填写发货单物流记录部门经理审核发货单物流记录进口物流主管审核发货单NY进口物流主管联系运输公司，安排发运物流记录客户经理填写结算单1. 合同档案管理规定进口物流主管合同档案归档1. 发票（COM...物流记录1. 发票（COM2. 结算单会计核算主管审核结算单并入帐开具增值税发票管理流程流程结束 国内采购流程

启动出口在线询报价流程采购订单重大业务论证流程供应商授信管理流程ETP反馈1. 国内采购合同采购经理生成并提交订单采购订单相关负责人审核订单1. 国内采购合同重大合同审核签订流程Y订单≥RMB2000万我方完成合同签署1. 国内采购合同客户经理/采购经理传真国内合同给供应商N国内采购合同签订完毕整套合同文件审核及交接流程销售订单风控总监生效订单N订单≥RMB2000万1. 国内采购合同相关负责人办理采购合同的签字..1. 国内采购合同风控总监签署采购合同并盖章销售订单相关负责人传真合同并执行国内合同Y1. 国内采购合同国内采购订单双方签...检验申请及质量控制流程流程结束

国内采购订单审核子流程

国内采购订单审核是否是库存订单审核成本估算表有销售订单业务部经理审批国内采购订单审核要素：部分有销售订单/1.逐条审核采购订单条款及线上订单数据、成本估算单是否准确无销售订单、完整2.若使用线下文件签约，线上订单数据是否填写准确且与线下一致3.审核供应商的资信、授信额度是否在范围之内，使用是否合理 业务部经理审核4.供应商是否按照《新供应商准入管理流程》和《供应商评估流程》进行备案和评估，是否符合合作要求5.若采购库存，是否有合理的库存分析和采购计划，且经风险决策小组论证通过事业部总经理审核业务部副总经理审核审核要素：1.审核供应商的资信、授信额度是否在范围之内，使用是否合理2.采购价格是否合理 3.若采购库存，是否有合理的库存分析和采购计划，且经风险决风控总监审核策小组论证通过 国外销售流程

国外销售合同管理流程-启动出口在线询报价流程销售订单销售订单洽谈客户授信管理流程1. 销售确认书2. 成本核算表3. 销售确认书撰写规定4. “成本核算及风险分析表”...销售经理生成并提交订单销售订单相关负责人审核订单1. 销售确认书2. 成本核算表3. 销售确认书撰写规定4. “成本核算及风险分析表”..销售订单打印销售确认书1. 销售确认书审核要素：1.审核业务模式、产品范围是否符合公司要求 2.审核客户资信、信用额度和付款方式是否合理，并在公司授信范围之内，且客户前期无潜在坏账3.审核成本核算单计算是否完整准确、利润合理，符合公司利益4.按照《销售确认书填写规定》逐条审核合同条款，并按照《成本核算单填写规定》审核费用等项目5.审核线上订单数据、条款、成本核算单是否准确、完整 6.若使用线下文件签约，线上订单数据是否填写准确且与线下一致 注：业务部经理审核1到6点事业部总经理审核1，2，3业务副总审核1，2，3风控总监审核1，2，3Y订单≥RMB2000万N重大合同审核流程1. 销售确认书业务部门经理签署销售确认书1. 销售确认书销售经理盖章销售确认书并传真销售确认书双方已签字整套合同文件审核及交接流程流程结束 国外采购流程

国外采购是否大宗采购N非大宗采购需求产生Y采购管理重大业务论证流程采购管理建立采购订单并提请申请ETP反馈采购经理审批ETP反馈成本估算表大宗采购论证通过成本估算表采购合同采购合同建立采购订单并提请审批客户经理审批采购管理成本估算表业务部门经理审核采购订单采购合同审批要素：1.该采购业务的主要风险和预防措施是否合理2.业务模式、付款方式、盈利预期等是否有利于公司的发展 采购管理事业部总经理审核采购订单成本估算表采购合同业务副总经理审核采购订单审核要素：1.如果是重大业务是否已经通过重大业务风险论证，并根据论证意见拟定了预防措施2.采购合同条款符合要求和公司利益3.检查成本估算表（进口）或成本核算单成本、费用内容完整，符合实际, 并适当考虑了价格波动的因素4.线上采购合同信息与文本一致采购管理成本估算表采购管理采购合同成本估算表2000万人名币以上N（2000万含及以下）风控总监审批采购订单采购合同采购管理成本估算表风控总监审核采购订单大宗（判断条件？）N重大合同审核签订流程采购合同Y采购管理总经理审批采购订单采购合同客户经理办理签字盖章手续成本估算表采购管理采购合同国外采购订单审批完成客户经理上传双方已签署的合同成本估算表重大合同审核签订流程合同双方签署盖章完成完成

重大合同论证流程

ETP反馈拟承接重大业务销售合同业务部门经理申请部门级重大业务论证采购合同ETP反馈成本核算单销售合同项目基本情况分析报告事业部总经理审核论证材料采购合同成本核算单项目基本情况分析报告ETP反馈论证材料审核有问题销售合同没有问题业务部门经理申请风险决策小组讨论采购合同成本核算单项目基本情况分析报告ETP反馈重大业务风险论证规定销售合同风险决策小组进行风险论证并提示风险点采购合同成本核算单项目基本情况分析报告重大业务风险论证规定结束全部否决风险小组决策论证材料审核未通过通过ETP反馈业务部门经理制作《项目操作节点控制表》销售合同ETP反馈风险控制部经理提请总经理决策ETP反馈总经理对所论证业务进行决策是否同意承接重大业务不同意结束重大合同审核签订流程

重大合同审核流程

准备签订重大业务相关流程ETP反馈销售合同ETP反馈业务部门经理申请合同审核采购合同销售合同成本核算单事业部总经理审核并发表意见采购合同成本核算单重大合同审核规定重大合同业务部初审奖惩审核ETP反馈审核不通过销售合同业务副总经理审核并发表意见采购合同成本核算单重大合同审核规定重大合同业务部初审奖惩审核审核不通过ETP反馈风险决策小组审核并发表意见销售合同采购合同风险决策表成本核算单重大合同审核规定重大合同业务部初审奖惩审核ETP反馈审核不通过销售合同法务部经理锁定合同文件采购合同ETP反馈业务部门经理申请打印或签订合同销售合同采购合同销售合同法务部经理打印并审核合同采购合同审核是否有问题有问题没有问题销售合同总经理签署合同采购合同销售合同法务部经理转交已签署的合同采购合同重大业务合同审核签署完成

整套合同文件审核及交接流程

销售订单采购订单采购订单销售确认书国内采购合同国内采购合同销售订单销售确认书国内采购合同销售确认书成本核算单国内采购合同销售确认书国内采购合同销售订单成本核算单出口订单审核规定采购订单审核不通过销售确认书国内采购合同成本核算单销售经理转交全套合同文件销售确认书国内采购合同出口订单审核规定销售订单采购订单销售确认书国内采购合同信息录入员转交全套合同文件给合同审核主管信息录入员锁定并打印全套合同文件审核不通过业务部门经理审核并锁定电子版合同文件业务部门经理审核全套文件并背签纸质文件成本核算单销售经理提请合同申请成本核算单销售经理提请合同申请销售经理打印全套合同文件销售确认书销售经理准备全套合同文件主语办公区合同文件需求产生主语外办公区合同文件需求产生销售订单销售订单重大合同审核签订流程重大业务合同审核签订完成销售确认书国内采购合同判断出口部门进口合同进口部门出口外合同进口部门出口合同出口部门进口外合同销售确认书国内采购合同成本核算单采购合同进口风险控制科长抽查并被签合同文件合同审核主管抽查并背签全套合同文件订单审核错误统计表出口订单审核规定审核审核不通过修改销售订单合同审核主管反馈订单情况订单登记表销售订单采购订单订单登记（进口）模板订单审核错误登记表进口风险控制科长转交合同文件给进口物流主管合同审核主管转交全套文件给出口物流主管进口风险控制科长反馈订单情况订单审核错误统计表易单网内部论坛销售确认书国内采购合同采购合同判断是否符合生效条件不符合销售经理签报传真采购合同销售订单销售订单风控总监生效订单业务部门经理审批签报内容销售订单审批不通过终止签报审批不符合事业部总经理审批签报内容销售订单审批不通过终止签报审批不符合风控总监审批签报内容销售订单审批不通过终止签报审批不符合出口/进口出口进口国内采购合同出口物流主管传真纸质合同国内采购合同进口物流主管传真纸质合同销售订单出口物流主管确认国内合同已传销售订单进口物流主管确认国内合同已传采购订单合同文件审核交接完成出口报关流程

合同管理流程分析

流程是一个公司业务运作的基础，合同管理的规范化要求必须通过流程来实现，围绕规范化构造端到端的业务为核心，实现合同管理各个阶段的有效衔接，达到持续改善和优化的目标。对于合同管理业务，主要的业务过程包括：合同起草、合同谈判、合同审阅、合同发布、合同签署、合同执行、合同变更、合同关闭等。从合同全生命周期管理角度出发，项目组结合XXXX现有的合同管理流程、实际业务特点以及Emptoris合同管理模块的系统功能，梳理了8个合同管理业务流程，见下表。

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 流程编号 BPD_1 BPD_2 BPD_3 BPD_4 BPD_5 BPD_6 BPD_7 流程名称 合同创建管理流程 合同审批及发布管理流程 合同执行管理流程 合同变更管理流程 合同变更申请审批管理流程 合同关结管理流程 合同模板（条款）管理流程 合同续签管理流程

具体的流程设计会在后续的《XXXX国际贸易合同管理项目详细设计报告》中给出。

合同创建

类别 起草人员 动作描述 国内销售 国内采购 国外销售 国外大宗采购 国外非大宗采购 一般合同 重大合同

客户经理 采购经理 销售经理 客户经理 采购经理 客户经理 业务部门经理 起草合同，提出申请 建立国内采购订单，提请申请 制作，上挂相关文件 起草合同，提出申请 建立采购订单，提请申请 起草合同，提出申请 合同协商

合同起草人负责与合同各方对合同条款进行协商，修改。

合同审批

1、合同审批流程

类别 国内销售 国内采购 国外销售 国外大宗采购 国外非大宗采购 一般合同 重大合同

示例：国内采购合同审批流程

审批流程 见下图 见图中描述 审批要素 国内采购订单审核是否是库存订单审核成本估算表有销售订单部分有销售订单/无销售订单业务部经理审核业务部经理审批国内采购订单事业部总经理审核审核要素：1.逐条审核采购订单条款及线上订单数据、成本估算单是否准确、完整2.若使用线下文件签约，线上订单数据是否填写准确且与线下一致3.审核供应商的资信、授信额度是否在范围之内，使用是否合理 4.供应商是否按照《新供应商准入管理流程》和《供应商评估流程》进行备案和评估，是否符合合作要求5.若采购库存，是否有合理的库存分析和采购计划，且经风险决策小组论证通过业务部副总经理审核风控总监审核审核要素：1.审核供应商的资信、授信额度是否在范围之内，使用是否合理2.采购价格是否合理 3.若采购库存，是否有合理的库存分析和采购计划，且经风险决策小组论证通过

2、合同审核要素：

合同管理相关审核合同管理相关审核要素20150209销售.x要素（2014.11）-1(2

合同执行

具体的流程设计会在后续的《XXXX国际贸易合同管理项目详细设计报告》中给出。

合同变更

同上

合同关结

同上

合同续签

同上

其它

同上

6. 需求分析点-主数据维护

供应商信息

供应商主数据在ERP中维护，同步到合同软件中。

产品信息

产品分类和产品信息在ERP中维护，同步到合同软件中,同步信息包括产品名称、产品单位、产品规格属性，产品规格属性值等信息。

7. 系统集成需求

按照《XXXX合同管理软件需求说明书》及《ECM软件功能清单》，筛选出总共11条需做系统集成定制开发。

Emptoris 功能一级功二级功ERP系统 序号 能 能 Management Contract 描述 备注 补充 2 基础数同步产ERP维护，导通过产品自带同步信息包括产品名产品分类（4级分类）、产品据 品信息 入到ECM 的接口，可以定称、产品单位、产品规信息、规格信息，规格信息因时由ERP推送产格属性，产品规格属性产品不同可以自定义，且产品品信息 值等信息。 和产品规格支持中英文，以适应国内和国外合同需要 3 基础数同步客ERP维护，导通过产品自带客户名称、地址、电话、录入客户信息=》市场部审核将ERP系统据 户信息 入到ECM 的接口，可以定传真、授信额度（信保要启用的客户信息（客户信息对客户信时由ERP推送产及公司内部授信）、已生效）=》同步到合同软件中 息进行审品信息 占用额度、授信余额 2.在ERP中进行客户余额初始核及客户化（考虑币种、增减节点）、余额初始赊销额度设置，以供合同管理化; 软件调取 公司总赊3. 公司总赊销控制 销额度; 4 基础数供应商ERP维护，导通过产品自带供应商名称、供应商代1.在ERP供应商信息中初始化新供应商据 信息 入到ECM 的接口，可以定码、授信代码、授信额供应商余额、授信代码和授信业务部门时由ERP推送产度、企业性质、法人、额度;（考虑币种、增减节点），在ERP供品信息，定制开地址、银行账户信息、确保合同管理软件调取 应商中心发接口 供应商预付款授信余2.采购合同保存时根据当前余注册，供额、注册地址所在国家、额与合同付款方式、合同支付应链管理注册地址所在城市、联金额对比进行提醒，合同生效部审核，系电话同步到合同管理阶段，要进一步根据余额控制通过后，软件中 生效。 相关信息3.涉及合作订单情况腾退的问如上图，题，业务部门自行解决，如需自动导入特殊审批需向风控总监进行申到合同管请。 理软件 4.公司总授信控制 5 基础数合作伙通过产品自带据 伴信息 的接口，可以定时由ERP推送产客户说暂 品信息 时不考虑 8 系统组组织架ERP维护，导通过产品自带在ERP中维护组织架构，单向维护，ERP—》合同。 织架构 构维护 入到ECM 的接口，可以定包括增删改停启用等操时由ERP推送产作，都能同步到合同管品信息 理软件中 9 系统组组织机通过产品自带支持组织机构、人员的织架构 构、人员的接口，可以定调整，如合并、撤销（离的调整 时由ERP推送产职）、变更、调动等，品信息 对客商、合同等相关权 限进行同步调整。 14 合同池标的信ERP导入到第1条不支持，1.合同标的支持产品图产品、规格型号、备注等标的在ERP订及模板息 ECM 其他通过编写片显示。（NO） 信息同步至合同软件，合同软单信息管理 插入式的User 2.从ERP调取标的信息件根据合同模板展现规则的要中：新增Exit代码实现 显示在条款和表格中求进行展现在合同软件中。 =》选择产（按产品整理合同显示合同模板要求如下： 品=》选择要求，比如分组要求、a)普通（每个产品的名称规格产品显示行等）。 型号描述等信息在不同标的明类型、分细行中显示）; 组规格=》b)带图片（标的明细行中显示保存退出图片）; =》合同软c)按规格分组（指定用以分组件中按所的几种规格，从合同的产品中，选显示类挑选出分组规格相同的产品放型及分组到一组中展示，标的明细行中规格展现展示这些产品不同的规格属产品。 性） 16 合同池款项库 ERP导入到2.通过系统现1.支持自定义款项库 在ERP中新建订单，填写订单及模板ECM 有的接口，可以2.支持从ERP订单中调信息，选择付款方式（如下图管理 在ERP中调用合取相应的款项值 1），填写该付款方式的比例与同管理接口 3.支持结构化的收付款天数，补充其他订单数据，保方式、交付/收货方式、存后，点击生成合同，其中付发票开具/接收方式从款条款为订单的付款条款，且ERP传过去作为条款，并生成对应的款项，其中的款项同时记录条款中的数字作为收款的控制 作为跟踪款项 4. 根据款项搜索统计相关合同（NO） 21 审核要审批 第4条定制开1.自定义审批规则功根据各部门对合同审批统计的 素及审发，其他都支持 能：风险项配置到跟踪实际需求，选择不同的统计维批 款项，可以设定公式计度生成相应的统计报表，并有算出风险得分，自动计excel导出功能。 算出最优的审批链条，报表可选信息维度：部门、统且同一审批流岗位不能计周期、合同号、合同类别、重复（风险得分也是跟合同数、提请审批次数、审批踪款项） 岗位、审批人、驳回次数、驳2.可以根据模板、合同、回占比、驳回原因 条款设置审批流程 驳回原因这块建议设置几项固3.支持串行审批和并行定原因类别，再加上其他原因审批功能，支持会签功项，同时开放维护添加项目功能 能，以便做统计分析使用。 4.支持当前审批人追加签报在ERP下，合同管理软件审批人（可以征询领导中设置相关岗位权限在签报审意见的功能） 批通过后，手动推动合同执行， 5.合同审批统计(审批并留下操作痕迹 效率等) 在合同管理管理软件中增加人6.支持在任意环节发起为释放控制，并记录释放原因， 签报功能 然后再进行下一步 22 合同状 ERP与ECM同定制开发 1.支持自定义状态与动支持配置态与动步 作，并且能与ERP保持状态与动作 一致 作，并且2.支持与ERP订单状态与ERP保实时同步。合同软件需持一致 要接收ERP订单状态，也需要给ERP传递合同状态。 3.支持配置状态与动作关联关系，在某一状态下可以做相应的动作，相应的动作执行后触发新的状态 4.支持状态变更和动作提交后，在合同软件中有相应的操作记录，并在合同软件中发送消息提醒。能同步操作记录至ERP订单的执行过程中，能同步消息提醒至ERP桌面 23 风险预 第1条须集成1.支持合同执行过程例如： 警与控Datastage,定中，根据合同条款与收付款：根据供应商授信余额、制 制开发，其他条款、付款、收货、入库、货权确认数据、质检结果数据支持 发货、出库、发票、质的实时提取或回写，进行付款检、库存、尾款等节点控制和提醒 数据回写或实时提取功发货：客户授信余额、货权确能，进行提醒、控制 认数据、质检结果的实时提取2.可以按照合同模板中或回写，进行发货控制和提醒 的款项设置通知预警体货权：收发货经物流货权确认系 的结果数据，对收付款等操作 进行控制和提醒