文件名称 管理单位 文件管理员 文件编号 分管领导 制/修订情况 制/修订次数 A/00 首次建立 制/修订主要内容 发布日期 实施日期 文件版本 文件签发人 A/00版
1 目的
对优化后的业务流程与组织结构、技术实现要及时进行试运行，确保在合理的时间范围内实现技术、业务流程、组织结构的有效匹配，达到业务需求与既定目标的相关要求，特制定本程序。
2 范围
本程序规定了技术、业务流程、组织结构的匹配与规范过程的职责和步骤，适用于本管理体系内所有部门或单位。
3 术语
业务流程：企业（或企业的一部分）在追求给定目标过程中，为了实现某一期望的结果，所执行的企业活动的部分有序集。
组织结构：人员的职责、权限和相互关系的安排。
4 职责
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4.1 信息化领导委员会
4.1.1 负责审核信息化管理中心提出的《试运行技术调整方案》。 4.1.2 负责审核《试运行报告》。 4.1.3 负责审批《试运行方案》。 4.2 信息化管理中心
4.2.1 负责系统试运行期间部门的各项准备工作。 4.2.2 负责制定《试运行方案》。
4.2.3 负责涉及技术层面规范性文件的批准。 4.2.4 负责制定《试运行技术调整方案》。 4.3 项目组
4.3.1 负责制定培训计划。 4.3.2 负责实施培训。
4.3.3 负责编写和汇总《试运行评审报告》。 4.3.4 负责编写《试运行报告》。 4.4 项目领导小组
4.4.1 负责涉及组织结构方面规范性文件的批准。 4.5 相关部门
4.5.1 负责确认修订后的新业务流程、组织结构和信息系统的规范性文件。 4.5.2 负责配合试运行的各项相关工作。
5 流程图
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主责部门
流 程 图 制定《试运行方案》 形成文件/记录 信息化管理中心
讲解《试运行方案》
《试运行方案》
各部门
信息化管理中心
调整部门间职责、部门内岗位职责 准备试运行数据
制定《规范性文件修订计划》
各部门
审批 Y
评审
项目组
Y N N 《规范性文件修订计划》
《培训记录表》 《培训签到表》 《培训通知》
组织试运行培训
各部门
执行、监督流程并记录
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现场检查执行情况并协调处理问题 信息化管理中心
召开周例会、发现偏差并及时纠正 制定《试运行技术调整方案》
N 确认 Y
审核 信息化领导委员会
Y
信息化管理中心
项目组
编写《试运行报告》 《试运行报告》
实施《试运行技术调整方案》
N
《试运行技术调整方案》
相关方
信息化领导委员会
审核 Y N
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制定培训内容 《培训记录表》 人员培训并监督 《培训签到表》 《培训通知》 《试运行评审报告》 准备评审工作 项目组 编写《试运行评审报告》 信息化领导委员会 评审 Y N 项目组 相关部门 局部修改相关流程和文件 审批 试运行牵头部门 Y N 下发规范性文件
6 程序内容
6.1试运行准备：
6.1.1信息化管理中心制定《试运行方案》，并召开动员会：
6.1.1.1方案应包括试运行时间计划、试点范围、人员安排、新旧业务流程
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/组织结构/系统/业务权限的切换方案、业务流程的转换方式等，确保试运行期间企业业务的正常运转。
6.1.1.2信息化管理中心负责对《试运行方案》进行讲解和必要的说明。 6.1.1.3其他部门代表承诺对流程实施的支持。
6.1.2 在试点范围内进行部门职责和岗位职责相应调整（如有），准备试运行数据。具体内容包括：
6.1.2.1各业务部门按照流程文件的要求，调整部门间职责、部门内岗位职责。
6.1.2.2信息化管理中心牵头，各部门配合，根据各部门职责和岗位职责调整结果，准备系统所需的试运行授权数据；
6.1.2.3信息化管理中心牵头准备流程、组织结构和系统试运行所需的其它数据，如：用于系统初始化的静态和动态数据，包括数据转化、导入与校验等，需提前做好充分准备，确保快速、准确完成。
6.1.3项目组指导各部门根据流程文件制定或修订规范性文件。具体内容包括：
6.1.3.1 流程需按部门进行编制并分发；
6.1.3.2各部门制定《规范性文件修订计划》，并按照优化后的流程、部门职责和岗位职责，同时由相关部门提交资料，编写或修订管理、业务、岗位、技术等规范性文件，包括条例、规定、通告、办法、决定、标准、规程、公约等文件种类；各部门应对管理、业务、岗位、技术等规范性文件，按照《文件控制程序》的要求，进行审批、登记、收发、修订、标识、编目、归档、保管、保护、检索、查阅等控制。
6.1.3.3各部门对涉及到的新规范性文件进行初步的审批。 6.2 试运行组织
6.2.1 试运行开始，项目组负责组织试运行培训。具体包括：
6.2.1.1针对新的流程方案、岗位职责和调整后的信息系统，对各部门业务骨干进行培训。
6.2.1.2各部门业务骨干针对流程作业说明书内容培训流程执行人。 6.2.2 指定具体的执行人，即流程的主负责人。具体包括：
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6.2.2.1与各业务部门确认每个流程的主负责人，主负责人必须是具体的执行人或管理人员。
6.2.2.2主负责人对该流程的效率和效果负责。 6.2.2.3主负责人负责相应流程的维护。
6.2.3 各部门实施当期可以执行的流程。具体包括： 6.2.3.1根据流程执行周期的长短，确定当期实施的流程； 6.2.3.2各部门实施当期可以执行的流程；
6.2.3.3流程主负责人推进监督流程中各环节工作进度和质量，协调处理问题；
6.3 试运行控制
6.3.1 试运行期间，各部门进行流程记录。具体包括：
6.3.1.1各部门在执行流程期间，须按照流程方案的要求进行相关记录工作。
6.3.1.2在试运行期间，各部门对优化后的流程、岗位设置和信息系统运行不畅的情况进行记录。
6.3.1.3各部门负责定期向信息化管理中心汇报试运行执行的总体情况。 6.3.2 信息化管理中心现场检查流程执行情况。具体包括：
6.3.2.1信息化管理中心需经常去现场进行实施检查，检查流程执行情况和记录情况。
6.3.2.2现场协调处理试运行中的各项问题。
6.3.3 信息化管理中心负责召开周例会，发现偏差及时纠正。具体包括： 6.3.3.1召开周例会，了解项目执行状况，协调执行过程中出现的矛盾，随时发现偏差并及时采取纠正措施。必要时，可以邀请和流程相关人员参与讨论。
6.3.3.2周例会是一个开放式的会议，相关人员如有需要都可以参加。 6.3.3.3在必要时，由信息化管理中心制定对业务流程和组织结构优化、技术实现的《试运行技术调整方案》，并在得到各相关方确认、由信息化领导委员会批准后实施。
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6.3.3.4按照《人力资源管理控制程序》的要求，对原有人员不能满足变更后的岗位能力要求时，应通过培训、人员调岗等措施，确保员工满足新的岗位能力要求。
6.3.4 项目组根据需要编写《试运行报告》，提交信息化领导委员会。具体包括：
6.3.4.1项目组对试运行执行情况进行总结分析，编写试运行报告。 6.3.4.2 信息化领导委员会负责对《试运行报告》进行审批。
6.3.5项目组、试运行牵头部门等相关部门共同负责组织试运行期间的人员培训，具体包括：
6.3.5.1项目组负责培训内容的制定，培训重点在一些容易出错的业务流程、操作系统以及减少试运行期间的误操作等内容。
6.3.5.2项目组负责对培训的质量及出勤情况进行监督。负责填写《培训记录表》、《培训签到表》，以及下发《培训通知》。
6.4 试运行验收
6.4.1 项目组编写《试运行评审报告》。具体包括：
6.4.2 项目组在试运行阶段结束前，编写《试运行评审报告》，《试运行评审报告》内容主要包括实施流程数、流程用户的评价，需调整流程情况，和流程相关的规章制度改善建议，实施过程和效果评价等。
6.4.3项目组编写完成《试运行评审报告》后，和各部门沟通，将报告提交信息化领导委员会。
6.4.4项目组进行评审会的相关准备工作。
6.4.5信息化领导委员会负责主持试运行效果评审总结。具体包括： 6.4.5.1项目组至少提前2天将《试运行评审报告》提交信息化领导委员会。 6.4.5.2项目组负责组织召开评审会，并汇报报告内容。
6.4.5.3信息化领导委员会对照流程以及项目的预期目标进行评审。 6.4.6 项目组根据评审意见（如有）进行修改。具体包括： 6.4.6.1根据评审的整改意见对相关流程进行修改。
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6.4.6.2相关部门对优化后的业务流程和组织结构及其相应的技术实现进行相应规范性文件的修改，提交试运行牵头部门审核，确保匹配后的技术、业务流程与组织结构得以固化。必要时，由信息化领导委员会进行审批。
6.4.7 新的规范性文件下发，正式运行：
6.4.7.1具体参照DFYH/TX-CX-01《文件控制程序》执行。
7 相关文件
7.1《试运行方案》 7.2《规范性文件修订计划》 7.3《试运行技术调整方案》 7.4《试运行报告》 7.5《试运行评审报告》
8 记录
8.1《培训通知》 8.2《培训记录表》 8.3《培训签到表》
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