与产品有关的要求的确定和评审控制程序

文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 负责组织产品销售合同评审。

4.3 营销部组织实施顾客对产品要求的确定、评审活动；

负责与顾客的沟通及相关信息的传递；

负责6.3.3 a) 、b)、d)、h)、i）、j)、k)、m)条的评审；

负责组织相关部门参加与产品有关的要求的确定、评审，并就评审过程的相关内容进行记录与管理；

为公司相关部门提供相关数据，以确保合同能顺利执行。 4.4 办公室

负责6.3.3 f)条的评审；

负责对与产品有关过程合同执行阶段的监督工作，有权对与产品有关过程在执行中的运行情况进行查实。

负责对执行完毕的合同文本进行存档管理。 4.5 生产部

负责6.3.3 c)、l)、n)条及有关产品包装、运输的安全要求的评审； 负责评审确定后的产品有关要求提供产品。 负责6.3.3 c)、l)、n)条的评审。 4.6 质保部

负责6.3.3 b)、e)、g)、h)、l)、n)条的评审； 负责对用户提出的产品质量问题给予明确答复。 4.8 营销部

负责对6.3.3 n)、o）条的评审。 4.9 技研部负责新产品生产的工艺能力。 5 过程目标与指标

对产品销售过程中的每一份合同、订单都要进行相应的评审。保持相关记录并建立合同

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 管理台帐、督促检查合同执行情况。 6 程序 6.1 程序图

“与产品有关的要求的确定和评审控制程序图”见图1。

顾 客 需 求 识别顾客需求，准备合同草案 有现货 合同评审 无现货 与 顾 客 沟 通 不能满足 再次评审 能满足 放弃合同 顾客需求或我公司要求 执行过程中与顾客的沟通 与顾客签订 相关合同或订单 不同意 执行合同或订单 谈 判 同意 合 同 更 改 合同执行完毕记录存档 执行更改后的合同或订单 图1 与产品有关的要求的确定和评审控制程序图

6.2 与产品有关要求的确定

6.2.1 营销部与顾客签订合同草案前应对下列与产品有关的内容进行确定

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 a）顾客规定的要求：如合同、订单、技术协议及其他方式表达的明确要求。

b）顾客未明示的与用途有关的必需的要求：如使用安全，运输过程的注意事项，产品安装与储存中的注意事项。

c）与产品有关的法律法规要求：产品标识、产品说明书、产品合格证等能否满足顾客要求。

d）公司确定附加要求：如售后服务保证、技术咨询支持的要求是否明确。 6.2.2 在确定顾客产品要求的基础上，对新产品由质保部组织制定产品标准，规定产品质量指标及相关事项，并会同技术开发、生产部组织编制产品说明书，市场营销部将公司生产、检验、产品性能、公司概况等情况介绍给顾客，使顾客对公司产品有明确了解。

6.2.3 营销部根据顾客提出的订货要求及公司的附加要求，对合同进行分类，合同分为常规合同和特殊合同（含新产品），常规合同由主管营销的副总经理负责审批，特殊合同和常规合同中有特殊要求的，应在“合同评审记录”（见表1））中填写订货日期、交货日期、数量及特殊的技术要求等

内容，以确定顾客的明示的和潜在的要求交相关部门进行评审。 6.3 对产品有关要求的评审 6.3.1 评审的目的

a）确定产品要求是否明确；

b）确定满足要求的能力是否能保证； c) 确保合同的合法性及明确责任和义务。 6.3.2 评审要求

a）评审要做到能够接受合同并有能力执行合同；

b）与顾客充分交换意见并达成共识，保证双方对合同理解一致； c）合同评审结果以“合同评审记录”报主管领导审批；

d）合同签订后，以“营销通知”（见表2）的形式通知有关部门，以便正确理解合同规定的要求，并作为有关部门进行准备工作依据；

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 e）通过合同评审应确保：

1）产品要求得到规定；

2）与以前表达不一致的合同或订单的要求已经得到解决； 3）公司有能力满足规定的要求。

6.3.3 评审合同及订单草案的具体条款

a）评审合同是否符合国家经济法规及其它法规要求； b）评审合同中产品所涉及的各种条款是否明确、合理；

c）评审产品合同交货数量、交货日期是否明确，公司能否满足顾客要求； d）评审产品交货方式，地点、交验程序是否明确、合理、可行； e）评审对产品质量方面的特殊要求我公司是否能满足； f）评审合同产品价格、费用、货款回收能否得到保证；

g）评审产品取样、检测（验）方法及交验要求是否明确、合理； h）评审产品包装的要求是否明确、合理； i）评审产品出厂资料的要求是否明确； j）评审合同涉及双方的责任是否明确、合理；

k）评审合同中规定的由顾客提供财产的责任，提供时间是否明确、可行；

l）评审合同中用户提出的技术性服务是否明确，公司是否能满足用户提出的技术性服务要求；

m）处理合同纠纷的原则是否明确及合同中的条款顾客理解与公司理解发生歧异后的解决办法；

n）评审合同中用户提出的特殊包装规格能否满足用户要求； o）生产中所需原料是否能满足需要。 6.3.4 评审时机

合同评审是在接受合同（包括电话、传真）或订单前进行评审。合同评审周期从确定合

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 同意向算起，评审周期不得超过五个工作日。 6.3.5 评审方法 6.3.5.1 会议评审

对特殊合同和常规合同中订货数量大、库存及生产周期产品不能满足要求的合同，应采取会议评审的方法。由营销部会同质保部、办公室、生产部、营销部、生产部召开会议进行评审。评审结果填写“合同评审记录”报领导审批。 6.3.5.2 会签评审

常规合同中有特殊要求的，应采取会签方式进行评审。由营销部会同有关部门在合同评审记录上签字认可或提出修改意见后签字认可。评审结果填写“合同评审记录”报领导审批。 6.3.5.3 直接评审

常规合同、即时小额合同由营销部主管领导审批。评审结果在合同（订单）上直接签字确认（或授权经办人签字确认）。 6.3.6 评审的协调

6.3.6.1 营销部在合同评审过程中负责与顾客的的协调，与顾客取得对合同理解一致的意见，并得到顾客的认可。

6.3.6.2 在合同评审过程中如有协调不下的情况发生时，应由营销部报请公司主管领导裁定，并将评审结果通知各有关单位，同时将合同评审结果通知顾客。 6.3.7 合同更改

a) 顾客要求更改合同内容时，应以书面形式通知我公司，营销部根据更改内容的重要性，按6.3条采取不同的方式进行评审。

b) 我公司提出更改合同内容时，应由营销部先报相关主管领导审批，再书面通知顾客，根据顾客书面意见进行修改。

c) 合同更改内容应以书面形式通知相关部门和单位。 6.4 合同管理

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 6.4.1 营销部建立“合同管理档案”（见表3），对每一份合同进行登记，清楚记录合同或订单所要求产品的名称、规格、数量、金额等，并对合同进行分类。 6.4.2 营销部负责对合同的执行情况进行监督。

6.4.3 当合同执行完毕后将执行完的合同复印件交资料室保存。 6.5 合同的签定与实施

6.5.1 产品要求评审后，由营销部授权业务人员代表公司与顾客签订；特殊合同与常规合同有特殊要求的应由总经理授权专人代表公司进行签订。

6.5.2 营销部负责合同的执行、落实和检查工作，将执行过程中出现的情况及时向相关领导汇报。

6.5.3 产品销售后，要妥善处理顾客意见，反馈顾客建议，具体内容见XXX/GB4和XXX/GB3。 7 过程评价与改进 7.1 评价

7.1.1 营销部主管组织合同评审人员每月检查合同评审执行情况，确保每项合同按规定评审。 7.1.2 营销部每年底对本程序执行情况进行一次总结，评价文件的可行性及执行的符合性。 7.2 改进

公司通过合同评审活动识别和确定质量改进活动的内容和目标，以改进公司质量管理体系。 8 记录

8.1 营销部负责对合同评审过程中形成的文字记录（包括合同评审记录、更改记录、沟通记录、便改通知记录、即时小额交易评审表等）的保存和归档，暂保存期三年，对超过暂保存期合同记录，交资料室存档，长期保存。

8.2 营销部对营销合同的原件进行暂时保管，保管期二年，对超过保管期的合同应交资料室存档，长期保存。 9 相关文件

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数 9.1 XXX/GP2 生产提供的控制程序。

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文件编号 与产品有关的要求的确定 版 本 和评审控制程序 页 数

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