经验交流symposium公司印章管理法律风险及制度优化文/中国电力财务有限公司华东分公司 林峥【摘要】印章是体现公司意志的法定形式工具，保证用印安全，防范印章法律风险，是保障公司安全生产的必要条件。本文探析了实践中容易引起印章法律风险的情况，对公司印章管理制度提出了优化建议。【关键词】印章；法律风险；制度优化随着社会的发展和科技的进步，公司印章的种类形式更多优势，一是签名不会丢失或盗窃，而印章存在遗失或盗刻的风样、用途更广泛，同时由于印章具有的公信力、证明力、约束险，二是签名不存在他人盗签的问题，如民法典规定了以力，公司印章管理的难度也不断加大，法律风险防范的责任更签名为主。美国与公司印章相关的法律呈现出弱化的趋势，即加重大。公司印章的作用已经基本上被有权代表公司进行对外行为的个一、不同类型公司印章的效力范围人签名所取代。值得注意的是，《票据法》第七条“票据上的签章，为签名、盖章或者签名加盖章。法人和其他使用票据的通过探讨不同种类印章的效力范围，可以明晰民商事交易单位在票据上的签章，为该法人或者该单位的盖章加其法定代中相对人的审查义务，促使公司加强对印章的管理与风险防表人或者其授权的代理人的签章。”可见我国对票据领域法律范。1.行政印章是有公司法定名称（与工商登记一致）且代表做了严格的规定。公司的印章，刻制必须符合法定的审批、备案程序。实践中，（二）印章滥用、盗用。印章滥用可以分为无权使用人加盖公章的合同、介绍信、证明文件的持有者，一般会被视为滥用和狭义的印章滥用两种类型。1.无权使用人滥用有两种情公司的法定代表人或者代理人（即经授权的代理人），从而由形：一是公司有过错而导致的被他人使用，如将本公司印章出公司承担相应的法律后果。2.合同专用章在签订合同时使用，借而没有谨慎监管，二是公司没有过错却被他人使用，如公司在商事活动和司法实践中，加盖公司行政章或者合同专用章对印章被侵占。原法定代表人侵占公司证照、印章及财务账册等合同、协议等而言具有同等的法律效力。3.公司财务专用章主重要财物，造成公司经营困难且难以行使诉权，更严重的，利要用于办理公司会计核算和银行结算等业务，在财务的收支结用印章大规模转移公司财产、非法变更登记，严重侵犯公司和算方面可以代表行政印章。在设有财务专用章的公司，用加盖股东权益。2.狭义的印章滥用有三种情形：一是职权范围内滥行政印章代替财务专用章，存在逃避本单位财务部门监督的嫌用；二是超越职权滥用；三是公司逾越了商法权利能力范围经疑。但是在票据领域，财务专用章不能被公司行政印章代替，营。这些情形根据我国目前法律规定，可以适用保护善意第三若行政印章代替财务专用章使用，则应由签章人等承担票据责人的原则，从而视是否有客观足以使善意相对人相信代表权的任。4.公司部门印章是在履行部门内部职责时使用的，签订合情况判断是否构成表见代理。同时，原则上加盖职能部门章是无效的，对外时也只代表其（三）印章流程缺失。1.印章启用流程缺失，实践中印章部门意志而不能代表公司的意志。但也存在特例，即在具体启用流程不被重视，一是未经批准擅自刻制印章，刻制后没有交易中形成的习惯也予以认可。实践中，交易双方由于长期下发正式启用文件，甚至没有明确印章使用范围和使用时间。合作等原因造成职能部门章行使合同专用章甚至行政章的职二是未在机关指定单位刻制印章。三是实务中存在大量能，特别在一些机构庞杂、经营范围广的大型集团企业，其不经备案而启用的公司印章。2.印章使用流程混乱。一是印章职能部门也曾能代表公司签订合同。5.公司分支机构印章。使用无审批记录，任何员工可自取自用。二是携带公司印章外公司分支机构不具有法人资格，公司分支机构印章是刻有公出，归还时间不定。三是使用空白文件或者合同加盖公章。3.印司法定名称且刻明分支机构名称的印章，它不能代表公司，章保管流程混乱。一是没有建立统一完善的印章使用台账。二仅代表公司的分支机构，效力上相当于分支机构“公章”，是保管制度不健全，如多人掌控印章保险柜钥匙，缺少印章遗但此类印章仍需经行政管理机关的登记。6.公司党工团及协会失被盗后的应急流程等。4.印章交接流程缺失。对内而言，内印章。公司党务、工会、团委及协会印章在所属职责范围内使部人员变动导致交接过程中的印章管理混乱，甚至出现印章遗用有效。7.公司电子印章是指以电子形式存在，可以用来以辨失、被他人非法侵占的情况，尤其要警惕印章侵占。对外，当识电子文件收发文单位及表示同意电子文件内容的印章。实践概括承受债权债务时，如公司吸收合并，缺少印章交接程序，中，往往与数字证书、电子签名、电子签章混合使用，目前应则很难区分受让前后的债权债务，可以将原印章全部换掉，常用范围较为有限。见的做法是在移交印章的同时将原印章去角。使用没有去角的二、公司印章管理制度中常见的法律风险印章是让与人留下的债务，只有缺角的印章才是受让人受让后应付的债务。5.印章缴销流程混乱。一是容易导致新旧印章启（一）印章及法定代表人签名效力混乱。我国《合同法》用时间不明确，从而影响相关人员责任划分，二是缴销具体落第三十二条规定了“当事人采用合同书形式订立合同的，自双实工作不到位容易造成新章老章并存的情形，更有甚者，废章方当事人签字或者盖章时合同成立”，可见公司印章和履行职流出公司给不法分子钻了空子。务职能的法定代表人都可以代表公司意志。但当两者出现不一致时，容易造成效力混乱，不利于保护交易当事人的合法权三、公司印章管理制度优化建议益。在英美法等国家，原则上使用签名。签名与盖章相比占有印章风险防控就是要从申请刻制启用到缴销的全过程建章立制、闭环管理，每个操作环节都规范可控、留有记录。2019/6 工作指导 总第317期第 21 页经验交流symposium（一）内部环境。内部环境是实施内部管理的基础治理结公章的必须在注明用途、日期、有效时间及“复印无效”字样构，印章管理制度可以从机构设置及权责分配、人力资源政后用印。策、内部审计、公司文化等方面优化。具体来说，首先将公司（四）审计监督。印章管理部门应定期收集印章使用信印章管理和使用程序规定入公司章程，使其具有一定的稳定息，分析使用过程中存在的问题，并针对这些问题提出相应的性，如果一旦发生问题，也可依照规定判断责任分担，同时也改进建议。审计部门应将印章管理工作纳入日常监督和专项监增加了高管擅自使用印章的难度，是加强风险控制与完善公司督范围，如结合开展安全生产行动、年度审计等工作，实地评治理结构的有效方式。其次，指定专门机构负责公司章归口管估印章管理是否制度健全设备完备，印章交接记录及使用登理，各业务部门负责业务章的具体管理，分级保管、专人负记是否准确、完整、相符，备案是否齐全等，适时开展风险责，明确管理职责。再次，审计部门要将印章相关工作内容列评估。入年度审计任务，守好事后监督的防线。最后，着力倡导“合（五）电子化助力。电子化用印操作简单高效，印章图案规用印、用印合规”的公司文化。清晰饱满，还可以大大缩短用印流程所耗时间，用印流程均通（二）印章管理。严格印章保管制度：一是要贯彻相容职过办公自动化电子系统完成，且每次使用时间、记录、使用人务分离原则，例如禁止将办理资金支付业务的相关印章和票据均可以生成使用日志，记载明确，易于监督管理，对非法使用集中一人保管，财务专用章与法人章分管，印章与空白票据分印章也起到威慑作用。此外，电子印章有独特的水印技术，不管。二是专人专柜保管，用印保管人作为印章责任人应当妥善支持篡改已签署的文件，有绝对的不可否认性。然而，目前电保管，做到随用随取、用后立即收回印章，若发生印章遗失或子印章的认可度不高。虽然我国《电子签名法》确立了电子签被盗，立即报告单位负责人并向机关报案，及时登报声明名的法律效力，但由于电子印章管理法律制度仍是空白，且缺作废，最大限度消除负面影响。三是定期检查印章交接登记情乏统一规范的电子印章技术标准，工作中电子印章仅使用于文况，及时核对更新印章管理人列表，与印章管理人员签订岗位件收发环节。在电子技术高速发展、办公自动化系统高效利用承诺书。四是未经公司主要领导批准，不得携带印章外出，特的今天，为了降低公司印章用印风险，提高印章管理安全，可殊情况需携带外出时，必须与监印人双人负责。五是印章一律以考虑使用电子印章用印流程，对用印内容进行审核审批，并不得外借。六是及时缴销作废印章。同步打印以替代实物印章用印。（三）用印管理。做到用印管理制度完善、执行到位，对不合规的用印申请，印章管理人员要坚持原则、耐心说服，切四、结束语不可“有求必印”。一是要制定统一可行的用印登记表，确保综上，我国公司印章相关法律法规过于宽泛、电子印章用印详细情况可调查、可追溯，及时做好用印登记簿的整理归法律制度仍是空白，增加了公司印章管理的难度，因此应当档。二是要明晰使用权限的分类设置，明确用印事项需经何种着力完善公司印章管理制度，严防印章内部管理隐患，以创部门和公司领导批准，重大事项必须经主要领导批准。三是规造严谨合规的内部环境为前提，印章管理制度为基础，印章范审核程序，印章管理人员除了需要审核申请用印内容、用印管理业务流程为主线，审计监督工作为保障，信息化工作为次数是否一致，还应当审核申请内容与签批领导是否有相对应提升，形成印章管理法律风险防控体系，使公司印章管理安的权限，签批领导是否有相应的授权书并复印授权书留档备全落到实处。查，即需要进行初步的实质性审核。四是为避免印章及法定代表人签名效力混乱，建议采纳由法定代表人或在授权书范围行【参考文献】使职权的公司员工签字加印章的形式，尤其涉外合同的情形，[1]许爱东.印章印文鉴定理论与实务研究[J].法律出版社, 在合同用印时对合同相对方作同样要求。五是加强部门印章的2015.使用管理，指定保管责任人，限定部门章用途和严格履行使用[2]魏兆兵,魏梦雅.企业印章管理中的法律风险防范[J].秘审批程序，建立使用台账。六是空白文件一律不得加盖公司各书之友,2013(07).类印章。七是在营业执照、法定代表人身份证等复印件上加盖（上接第8页）门工作，最终目的是服务科研，解决国家科技理模式是一条有效提升办公室工作效率，强化办公室工作职重大需求，因此设计一套科学、合规、简约的工作流程，对办能的道路。因此农业科研单位要高度重视办公室工作的精细化公室推进精细化管理意义重大，在工作流程中引入信息化技管理，提高管理意识和管理水平，向管理要效益、向管理要发术，能够提高工作效率，特别是在处理问题、分析问题方面能展，从而有效服务我国农业科技腾飞，助力乡村振兴战略，为够做到精准、快速，具体工作执行能够更符合逻辑性，结果也实现中华民族伟大复兴的贡献力量。能够更直观地展现出来，便于领导开展决策。（三）强化激励机制，提高工作人员职业素质。精细化管【参考文献】理的手段就是开展数据评价工作，要善于进行数据的归纳、加[1]张玉满,李江山.如何加强新时期办公室业务建设[J].办工、分析和应用，从而达到提高工作效率，降低办公成本的目公室业务,2017(6):12.的。以数据为依托，以公平公正为原则，制定绩效考评机制，[2]王影.对新时期科研院所办公室文秘工作的思考[J].办公解决办公室“干多干少都一样、干好干坏都一样”的情况，给室业务,2018(12).予先进人员特定奖励，以鼓励代替批评，先进带动后进。开展[3]张晓聪.办公室工作精细化管理探析[J].办公室业相互学习和互帮互助，提供提升职业素质和管理技能的平台，务,2017(6):13.增强创新能力，从而达到建立精细化办公室的目的。[4]秦妍,林海滨.电力企业办公室工作精细化管理探析[J].四、结语办公室业务,2018(11):20.[5]吕鹏.实现办公室精细化行政管理的有效措施[J].中国集农业科研单位办公室工作特点明显，责任重大，精细化管体经济,2018(3):35-36.第 22 页2019/6 工作指导 总第317期
